O que são Facilities e quais serviços podem ser contratados?

Você já pensou em contratar uma empresa terceirizada para realizar trabalhos relacionados a cuidados com a infraestrutura de um local? Se sim, você já pensou em Facilities, o termo pode ser ainda novo no Brasil, mas a prática deste tipo de contratação já é bem procurada e a tendência é de crescimento, abrangendo cada vez mais modalidades de serviços.

Se você ainda não sabe o que são Facilities não se preocupe, pois a Canal Service preparou este guia para você entender mais sobre este assunto, conhecer quais os tipos de serviços a serem contratados, quais são considerados Facilities, se é indicado para o seu tipo de empreendimento, quais as vantagens e como contratar, quer saber mais sobre este assunto? Então acompanhe!

O que são facilities?

Traduzindo a palavra Facilities, temos a expressão facilidades, ou seja, existe para facilitar processos, simplificar. Você já percebeu que em algumas organizações você pode notar que as pessoas da portaria usam um uniforme diferente, ou os colaboradores que cuidam do café ou fazem a limpeza? Isso é porque essas pessoas são contratadas através de empresas terceirizadas e não pertence ao grupo de funcionários daquele local.

Esta prática facilita o trabalho dos gestores, simplifica o RH, e faz com que aquela determinada organização possa ser preocupar somente com sua atividade-fim. Vamos supor um banco financeiro, tem tantas responsabilidades, um gerente tem muita coisa com que se preocupar, imagina ainda ter que cuidar de segurança, limpeza e café por exemplo, sendo assim a contratação de um serviço terceirizado vai simplificar toda a gestão.

Quando surgiu e por que?

A expressão Facilities surgiu na década de 60 com o propósito de otimizar processos internos de uma organização, aumentando a produtividade interna e a qualidade dos serviços de infraestrutura, assim melhora a qualidade de vida dos colaboradores terceirizados que trabalham com um empresa que conhece as suas necessidades e de seu trabalho, e também da gestão organizacional que deixa de se preocupar com coisas que não influenciam diretamente a sua produtividade.

Quais as vantagens?

As vantagens da contratação de Facilities são muitas, começando pelo departamento de RH que não precisa recrutar, treinar e disponibilizar supervisão para este tipo de serviço, depois pelo setor financeiro que faz apenas um pagamento para a empresa, que geralmente é fixo por mês. E por fim, como a contratada é especializada naquele tipo de serviço, não é necessário se preocupar com a qualidade prestada, pois será realizada por profissionais, qualificados e treinados.

Para qual tipo de empreendimento, ou negócio o Facilities é indicado?

Você deve estar pensando que facilities é indicado somente para grandes empreendimentos, na verdade para eles principalmente, mas não somente, pois contratar empresas terceirizadas pode facilitar e simplificar processos para vários tipos de negócios.

Separamos 4 modelos de negócios que podem se beneficiar, mas além desses, outros também podem se enquadrar.

Empresas de grande porte

As organizações com mais de 1.000 funcionários, possuem muitas coisas a se preocuparem, e cuidados com jardim e portaria por exemplo, não fazem parte da estratégia direta da empresa, mas por outro lado não podem deixar de ser feitos, imagina uma empresa deste tamanho com acesso liberado a qualquer um que queira entrar, ou sem um cuidado com a limpeza local? O trabalho ficaria impossível não é mesmo?

Porém disponibilizar uma equipe para a manutenção, e mais um supervisor, outro grupo para a limpeza, outro para segurança e outro para a cozinha, sendo que nenhuma destas atividades fazem parte do que a instituição realmente trabalha, dá muito trabalho, custos de pessoal e tempo dobrado, então a terceirização simplifica tudo isso e ainda entrega um serviço de qualidade.

Empresas de médio porte

Da mesma forma que uma grande organização se beneficiará com as facilities, as médias empresas também, afinal a ideia é reduzir custos e concentrar o restante das energias na própria produtividade, então alguns serviços também podem ser terceirizados para facilitar o processo interno.

Condomínios residenciais ou comerciais

Condomínios precisam de uma administração muito ativa, tal como uma organização, e um síndico tem muitas tarefas, e muitas vezes pouca habilidade com algum setor, como o RH, ou mesmo não conhece alguns processos, assim usar facilities é a saída, e ainda pode reduzir, custos e facilitar a apresentação de despesas aos condôminos.

Muitos serviços podem ser terceirizados em condomínios, entre eles estão, controladores de acesso e vigias, limpeza, manutenção predial, jardinagem e paisagismo, cobrança, contabil e juridico, e outras a dependerem da necessidade do condomínio.

Empresa de eventos

Uma empresa de eventos atendem vários tipos de cerimônias, de público, com alguns períodos de intervalo entre um evento e outro, por isso muitas vezes precisa contratar funcionários temporários, o que de alguma forma também acontece por empresas terceirizadas ou através de outras facilities específicas para cada tipo de serviço, como limpeza, portaria, carregadores.

Quais os serviços podem ser contratados?

Relacionamos aqui somente poucos serviços que podem ser contratados através de facilities, mas são apenas alguns exemplos mais comuns, pois existem muitos outros, sem considerar que surgem novas modalidades constantemente.

Limpeza e conservação

Facilities de limpeza possuem equipamentos industriais para limpar e conservar o recinto, deixando o local cheiroso e seguro, com profissionais capacitados para administrar tanto as ferramentas como produtos químicos, proporcionando um ambiente muito mais agradável. Seja para uma empresa, de grande, médio ou pequeno porte, um condomínio, shopping, galeria, entre outros.

Portaria e Controle de Acesso

Seja para prédios, eventos, ou empreendimentos a portaria e o controle de acesso são muito importantes, pois garantem a segurança do pessoal. O profissional que fará este trabalho precisa ser atento, entender sobre riscos de segurança, estar muito bem preparado para se posicionar de maneira equilibrada caso aconteça algum tipo de tumulto na recepção, monitorar câmeras, fazer rondas, … e para não errar nem acontecer de ficar sem este tipo de serviço em caso de um atestado por exemplo, a contratação de uma empresa terceirizada é o ideal.

Manutenção predial

Um prédio, condomínio e qualquer outro tipo de estrutura requerem manutenções constantes, sejam elétricas, hidráulicas ou civil, além de obras, pinturas, reformas, tudo isso precisa de acompanhamento de um engenheiro, a contratação de facilities para estes serviços é muito recomendada e procurada.

Jardinagem e Paisagismo

Chegar a um lugar com a grama por cortar, plantas secas, e flores murchas, passa a impressão de descaso, não concorda? Por outro lado, isso é uma preocupação de quem? Para simplificar e ter um serviço bem feito de jardinagem com acompanhamento de um agrônomo, controle de pragas, irrigação e tudo para harmonizar o ambiente, a contratação de facilities especializadas irão ajudar neste processo.

Serviços para Eventos

Imagina um evento bem organizado! São tantas coisas a se pensar, carregadores para levar e montar as estruturas, controladores de acesso, limpeza, copa, buffet, convidados, participantes, parceiros, só a contratação de tudo isso já demanda muito tempo, mas com o auxílio de facilities, tudo isso pode ficar muito mais simples organizado e claro se forem contratadas empresas comprometidas com muito mais qualidade.

Outros serviços de facilities

Além desses exemplos muitos outros serviços podem ser contratados por facilities e como já foi falado novas opções surgem constantemente, seguem outros exemplos muito procurados.

• Segurança de valores e patrimoniais;
• Logística e armazenamento: para indústrias que precisam oferecer produtos e entregar de maneira mais organizada;
• Suporte administrativo: como copiadoras, eventos, telefonistas, RH, contábeis, jurídico e TI;
• Locação de móveis e veículos; e outras.

Outras práticas referentes a facilities

A ideia inicial da contratação de facilities no ínicio estava relacionada a infraestrutura, que de alguma forma acaba não se encaixando a nenhum departamento específico de uma instituição, mas hoje pensando no bem estar de funcionários e na praticidade nas organizações, setores inteiros podem entrar nesta prática a fim de conseguir melhores resultados, tal como vendas, marketing, recursos humanos, TI, entre outros.

Softwares

Softwares de gestão, tecnologias de armazenamento em nuvem, plataformas especializadas, também podem ser considerados como facilities se oferecem serviços mais específicos substituindo a contratação de funcionários.

Como contratar uma empresa de facilities?

A contratação de uma empresa de facilities é bem simples, basta pedir uma avaliação referente aos serviços que precisa que sejam atendidos de forma terceirizada. Um profissional da área vai fazer a inspeção e depois formalizar a proposta personalizada para o seu negócio, em seguida basta formalizar um contrato simples e só se preocupar com os pagamentos pontuais.

Para ser bem sucedido nesta busca, procure por empresas que já sejam conhecidas, que já estejam no mercado de facilities há algum tempo, assim será fácil conseguir referências dos serviços prestados.

Conclusão

Contudo, vimos que todas estas funções oferecidas por uma empresa de facilities, são com certeza mais profissionais, dispensam a contratação de alguém que entenda sobre o assunto para supervisionar, dispensa a necessidade de qualificar os profissionais e treiná-los, também não existe a preocupação com a segurança dos colaboradores como o caso de providenciar EPIs, por exemplo. Tudo fica por conta da contratada.

No departamento de RH, dispensam preocupações com recrutamento, pagamento de benefícios e folha de pagamentos, estudo de piso salarial referente a esta parte de serviços que são oferecidos pelas facilities. Assim sendo, o Recursos humanos pode se preocupar com outras questões ― embora esta parte também pode ser feita por uma empresa de facilities.

Para o financeiro também existem muitas vantagens, como: não precisar realizar pagamentos variáveis de pessoal, mas somente pagamentos pontuais e fixos as empresas, além de muitas vezes sair mais em conta, sendo portanto muitos benefícios, como menos custos com treinamentos e menos espaço a ser disponibilizado, seja com ferramentas especializadas, EPIs ou salas de atendimento.

Portanto, se você está procurando por facilities de limpeza e conservação, portaria e controle de acesso, manutenção predial, paisagismos e jardinagem ou serviços para eventos, conte com a Canal Service.

Nós temos mais de 15 anos no mercado de Facilities, bem como, equipamentos adequados e profissionais capacitados para todos os serviços oferecidos.

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